DOC laittaa tiedon järjestykseen ja auttaa sen löytämisessä

Tietoa tarvitaan kaikkialla ja sitä on kaikkialla yhä enemmän. Sitä on monissa muodoissa, pahimmillaan pölyttyneissä mappihyllyissä, mutta digitaalisenkin tiedon hallinnassa riittää tekemistä.

”Organisaatioiden data 1,8-kertaistuu vuosittain. Keskimäärin yrityksillä on tietoa seitsemässä eri paikassa, ja tietotyöläisen työajasta menee jopa kolmasosa tiedon etsimiseen”, kuvaa Digital Office Companyn toimitusjohtaja Jonne Makkula.

”Hajallaan oleva tieto on kasvava haaste. Kun yrityksissä tehdään töitä yhä pienemmällä porukalla, yksi työtehoa aidosti parantava tekijä on, että tieto löytyy helposti”, Makkula puhuu pelottavalle kuulostavasta pimeästä tiedosta.

”Tiedosta 50 prosenttia on pimeää tietoa, josta olisi lisäarvoa, jos joku tietäisi, missä se on tai ylipäätään tietäisi, että se on olemassa. Pimeä tieto aiheuttaa turhaa työtä, koska jonkun jo joskus tekemiä asioita tehdään turhaan uudestaan. Tieto pitää tuoda valoon.”

DOC on erikoistunut tiedon hallintaan, järjestämiseen ja ennen kaikkea sen löytämisen helpottamiseen. Yrityksen tietoa voi olla verkkolevyillä, Office 365:ssä tai vaikka Googlen palvelussa, DOCin järjestelmä hakee tiedot niistä kaikista.

”On aivan sama, minne tieto on säilötty. Järjestelmässä on yksi hakukenttä, jonka kautta tietoa etsitään, aivan kuin Googlessa. Mottomme onkin We Make IT Simple, me haluamme tehdä tiedonhausta helppoa”, Makkula sanoo.

Tiedon haun lisäksi tärkeää on sen hallinta ja luokittelu. Silloin dokumentit löytävät tiensä ihmiselle, joka sitä tarvitsee – oli kyse hallinnosta, taloudesta tai myynnistä. Tiedon lajittelussa auttaa tekoäly: kun ihminen luo vaikka uuden Word-dokumentin, DOCin älykäs tiedonhallintaj­ärjestelmä analysoi sisältöä ja ehdottaa sen perusteella sopi­vaa luokittelua.

Jos yritys haluaa laittaa tiedonhallintansa kuntoon, DOC tekee sen asiakkaalle mahdollisimman helpoksi.

”Se vaatii yhteisen alkukartoituksen, missä tietoa on ja miten dokumentteja hallitaan. Meidän tehtävämme on lähteä ehdottamaan parempia prosesseja ja tehdä tieto helposti haettavaksi. Lopputulos on, että asiakkailta säästyy aikaa ja rahaa ja he voivat keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa.”

https://digitalofficecompany.fi



Yhteiskunta