Työajan tehostaminen

Jokaisen dokumentin, sähköpostin tai sopimuksen takana on ihminen. Ihminen etsii, hallitsee ja kokoaa tietoa eri tarpeisiin eri lähteistä. Kaikesta datasta 90% on syntynyt vasta kahden edellisvuoden aikana. Ja tämä vauhti vaan kiihtyy, mikä tekee tiedon hallitsemisesta entistä vaikeampaa.

Kartoitetaan, kysytään ja tunnistetaan kipukohdat

”Tiedonhallinnassa vähemmän voi olla enemmän. Kun tieto on keskitetty mahdollisimman suppeaan määrään järjestelmiä, auttaa se henkilöitä hallitsemaan omaa työntekoa ja varautumaan paremmin tulevaan tietotulvaan”, kertoo Digital Office Companyn toimitusjohtaja Jonne Makkula.

M-Files yhdistää tietoja eri järjestelmistä hallitummin, jolloin tieto on helpommin haettavaa ja hallittavaa. Järjestelmä auttaa automatisoimaan nykyisiä manuaalisia prosesseja, mikä taas antaa aikaa ihmiselle keskittyä siihen olennaiseen. Organisaatioiden tiedonhallinnan muutoksen tarve on selvää suurimmalle osalla heistä, mutta tähän heillä ei ole tarpeeksi aikaa tai resursseja, sanoo Makkula.

Mutta entä jos tämä pystytään hoitamaan kahdella tapaamisella? Silloin resurssit ja aika ei enää ole este. Tiedonhallinnan koko organisaatiota koskeva kattava kartoitus ja kysely näyttää nopeasti kipukohdat organisaatiossa. ”Monesti organisaation tiedonhallinnan todellinen tila yllättää totaalisesti”, kertoo DOCin tekninen johtaja Matti Viljanen. Yhdessä määritämme tavoitteen projektille sekä aikataulut ja vastuut. Projektin varrella yleensä tunnistamme myös muita kehityskohteita joista sitten muodostuu tiedonhallinnan roadmap, joka näyttää suuntaa mihin tähtäämme. Tässä kohti viimeistään on myös hyvä keskustella laajemmin tietoturvasta, tiedonjakamisesta sekä luoda näille säännöt.

”Parasta tiedonhallinnan toteutuksissa on kumppanuus missä luottamus on molemminpuolista ja kehitys jatkuvaa”, toteaa Viljanen.

Digital Office Company Oy
  • Perustettu: 1996
  • Mitä tekee: Tavoitteemme on tehdä kaikesta tiedosta helposti löydettävää ja hallita sitä tietoa niin että ihminen voi keskittyä työn tekemiseen.
  • Toimipisteet: Espoossa, Lahdessa ja Hämeenlinnassa
  • Liikevaihto: 6,5 milj. €

doc.fi



Innovaatiot Tulevaisuuden Suomi